Après Covid : Quels bureaux pour demain ?
Les Français ont pris le goût au télétravail, et un retour en 100% présentiel est peu probable.
Chaque entreprise devra donc à son échelle redéfinir sa propre charte d’organisation du travail. L’implication des collaborateurs dans la définition de ces nouvelles règles nous semble essentielle. Il s’agira de définir avec eux quelles sont les missions qui doivent continuer à s’effectuer dans le cadre des locaux d’entreprises, et quelles sont celles qui pourraient être effectuées à domicile ou dans un tiers-lieux.
La mise en place de ces nouveaux principes s’accompagnera donc d’une redéfinition du rôle des bureaux, et aura des répercussions directes sur l’aménagement des espaces.
Vers une baisse des superficies des bureaux ?
Ces dernières semaines, certains ont prédit la fin des open-spaces et le retour des bureaux fermés. D’autres poussent plutôt à la généralisation du télétravail, à la mise en place systématique du Flex-office (pas de bureau attribué) et à la réduction presque mathématique des m2.
Il me semble que ces deux solutions ne sont pas viables :
- La première, parce qu’elle supposerait un accroissement des superficies nécessaires, donc un accroissement des frais fixes des entreprises dans un contexte économique incertain.
- La deuxième, qui représente une opportunité financière court terme, est certes spontanément très tentante… Mais elle semble dangereuse, en tout cas si elle s’appuie sur un principe d’économie et du postulat que X% de télétravail = X% de superficie en moins. En effet, s’il est possible que, pour certaines entreprises, la superficie de leurs locaux soit effectivement amenée à diminuer, il me semble que cela devrait être une conséquence d’une nouvelle organisation du travail et des nouveaux besoins qui en découlent – et non un pré-requis.
En effet, le rôle du bureau demain sera sans doute beaucoup plus axé sur le besoin de se retrouver, d’échanger, d’inventer, de rebondir, de co-créer, d’intégrer et former les nouveaux arrivants, d’avancer efficacement sur certains projets d’équipe, de rencontrer ses clients et fournisseurs, de construire l’avenir. Et il faut bien conserver des espaces suffisants pour remplir ces différentes fonctions. Plus globalement, c’est toute la culture d’entreprise qui est en jeu.
Si le bureau disparaît ou ne devient qu’un lieu de travail secondaire où le collaborateur n’est « accueilli » que ponctuellement, alors comment entretenir chez les collaborateurs le sentiment d’appartenance ? Comment générer de l’engagement et éviter que les talents ne partent ? Comment réussir l’intégration des nouveaux arrivants ?
Car c’est bien le facteur humain et culturel qui est le ciment de l’entreprise. Sans lui, on a juste un job, et ce job on peut sans doute le faire dans d’autres organisations…
Alors, à quoi pourraient ressembler les bureaux de demain ?
S’il n’y a pas règle absolue sur l’apparence des futurs bureaux, voici quelques tendances qui devraient se développer :
- Une réduction des espaces occupés par les postes de travail individuels. Qu’ils soient en bureau fermé, open-space ou flex office on peut en effet anticiper qu’une proportion croissante de ce travail individuel sur les projets se fera à domicile ou dans des tiers-lieux.
- Davantage d’espaces de convivialité permettant de se retrouver de manière plus informelle et de mettre en place des « rituels », favorisant ainsi le lien et la cohésion d’équipe
- Création d’espaces modulables, permettant de travailler de manière agile en petits groupes de 2 à 5 personnes par exemple. Cela permettrait en outre, en cas de nouvelle pandémie, de pouvoir mettre en place plus aisément la distanciation sociale
- Des salles de réunion plus petites mais plus « typées » pour répondre aux nouveaux besoins des organisations. Par exemple :
- Salles de créativité : pour réfléchir et trouver ensemble des solutions, co-créer plus facilement, construire l’avenir
- Salles de réunions rapides debout (Stand-up meeting) pour des partages d’information ou des prises de décision plus efficaces
- Salles de Visio-conférence « plug & play » où l’on peut facilement brancher son portable et démarrer une réunion en visio en quelques secondes
- War room pour la gestion de crise
- …
- Davantage de Phone box, pour pouvoir passer ses coups de fil professionnels au calme, et dont les open-spaces font souvent cruellement défaut
- La création d’espaces de silence, dans lesquels on pourra venir travailler efficacement sans être dérangé
- Des espaces de repos, de bien-être et/ou de sport, qui prendront soin des collaborateurs
Certes le nombre et la quantité de ces espaces dépendra aussi de la taille de l’entreprise ; le développement des tiers-lieux (espaces de coworking, espaces de réunions agiles,…), pourra aussi constituer une solution alternative, quelle que soit la taille de l’organisation.
Nous avons vu par ailleurs que le télétravail pouvait, dans certaines conditions, représenter une vraie opportunité
- Pour les collaborateurs, cela limite les déplacements (gain à la fois en terme de temps et de stress) et, en temps normal, permet d’avancer sur un projet plus efficacement sans être soumis aux sollicitations des collègues et managers.
- Pour les entreprises, cela peut permettre de mieux gérer les flux et l’occupation des espaces, tout en motivant les collaborateurs.
La mise en place d’une politique de télétravail témoigne aussi d’un mode de management plus responsabilisant, basé sur la confiance et le résultat , et non sur le contrôle.
Toutefois, cela pose la question des conditions de travail à distance.
Si l’employeur ne peut évidemment pas modifier la superficie ou la configuration du logement, elle devra sans doute a minima s’assurer que les collaborateurs disposent d’un poste de travail satisfaisant à la fois en terme de confort (ergonomie de l’assise, qualité de l’éclairage, …) et d’équipement technologique (taille de l’écran, accès internet,…).
On pourrait donc envisager soit que l’entreprise propose un poste de travail à domicile équivalent à celui du bureau, soit qu’elle donne la possibilité de travailler dans un tiers-lieux » (notamment coworking) à proximité du domicile du collaborateur, qui pourra lui offrir ces bonnes conditions de travail
Quel rôle joueront les nouvelles technologies dans cette transformation ?
Enfin, il va sans dire que la multiplication des lieux de travail, qui limite les temps passés ensemble au bureau, est possible grâce à la technologie actuelle… Et que la transformation de l’organisation du travail va s’accompagner d’une accélération de la digitalisation des outils et des process.
Les outils de gestion de projet, de créativité, de partage de l’information, de concertation à distance, de communication interne vont notamment jouer un rôle majeur dans la réussite (ou non) de cette nouvelle répartition
Un bureau « augmenté » pour des collaborateurs plus engagés
En fait, on se verra sans doute moins, mais on se verra mieux, dans de meilleurs conditions, dans un cadre à la fois plus agréable et plus efficace, mieux organisé, mieux équipé. Et on compensera la distanciation grâce au support d’outils digitaux toujours plus agiles.
L’enjeu sera de créer les conditions d’une véritable « expérience collaborateur », pour redonner de vraies raisons à ces derniers de retourner au bureau…
Ces évolutions, déjà amorcées dans les grandes entreprises et ETI, vaudront sans doute pour toutes les organisations demain, quelle que soit leur taille ou leur secteur. C’est le futur du travail qui se joue !